به مدرسه اقتصاد خوش آمدید. هشتمین جلسه از آموزش‌های کاربردی راه‌اندازی کسب و کار را به معرفی ابزارهای مدیریت پروژه اختصاص داده‌ام. حالا آموخته‌اید که چگونه یک ایده خلاقانه برای راه‌اندازی استارتاپ داشته باشید و وقت آن رسیده تا تیمی که تشکیل داده‌اید را با ابزارهای تخصصی، رهبری کنید. در ادامه این پست همراه ما باشید و بیشتر بیاموزید.
سوال اول: ابزارهای مدیریت پروژه چه هستند؟
وقتی از اعضای یک تیم فعال در یک کسب و کار صحبت می‌شود، یعنی داریم از همکاری و زیست یک جامعه انسانی کوچک با ویژگی‌های متفاوت بحث می‌کنیم. بنابراین مدیریت تفاوت‌ها، زمانبندی، هدف‌گذاری و خواسته‌های جانبی از بالاترین اهمیت برخوردار است تا این جامعه انسانی کوچک، از درون منفجر نشود و با سلامتی کامل به هدف خود برسد.
بنابراین مدیر و یا مدیران پروژه باید به ابزارهایی ویژه مجهز باشند تا اعضای تیم را با تمام ویژگی‌های منحصر به فرد خود در کنار یکدیگر حفظ کند، مسئولیت‌هایی را واگذار کند، اطلاع‌رسانی کند و…
ابزارهای مدیریت پروژه، در اصل نرم‌افزارهایی هستند مهم‌ترین وظیفه آن‌ها طبقه‌بندی اطلاعات، زمانبندی، اطلاع‌رسانی و امتیازدهی به وظایف است تا نتیجه‌گیری از پیشرفت پروژه را برای مدیران ساده و بهینه کند.
با استفاده از این نرم افزار، مدیر تیم به یک ابزار مانیتورینگ پیشرفته برای بررسی وضعیت عملکرد اعضای تیم، پیشرفت پروژه و نزدیکی به هدف دسترسی دارد.
سوال دوم: ابزارهای مدیریت پروژه را معرفی می‌کنید؟
بله صد در صد! این نرم افزارها که به منظور مانیتورینگ پروژه توسعه داده شده‌اند، انواع بسیار زیادی از نمونه‌های خارجی و داخلی دارند که در این پست ابتدا به معرفی بهترین نمونه‌های بین‌المللی می‌پردازیم.
ترلو یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که به شما امکان می‌دهد که به راحتی وظایف، ایده‌ها، اطلاعات و همکاری‌های خود را در یک محیط بصری و سازمان‌یافته مدیریت کنید. ترلو از مفهوم برد، لیست و کارت استفاده می‌کند تا شما بتوانید پروژه‌های خود را به صورت مرحله‌ای و جریان‌کاری تعریف کنید و به تیم‌های خود اختصاص دهید. همچنین ترلو به شما اجازه می‌دهد که به هر کارت اطلاعات مختلفی مانند توضیحات، فایل‌های پیوست، یادداشت‌ها، برچسب‌ها، مهلت‌ها و نظرات اضافه کنید و با دیگر اعضای تیم خود در ارتباط باشید. ترلو همچنین قابلیت ادغام با بسیاری از اپلیکیشن‌های دیگر را دارد که به شما کمک می‌کند که بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهید.
بعضی از مزایای استفاده از ترلو عبارتند از:
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- قابلیت دسترسی از طریق وب، موبایل و دسکتاپ
- قابلیت سفارشی‌سازی برد، لیست و کارت‌ها بر اساس نیازهای خود
- قابلیت ایجاد نماهای گوناگون برای مشاهده پروژه‌ها از زوایای مختلف
- قابلیت اتوماسیون برخی از فعالیت‌ها با استفاده از قوانین و ربات‌ها
- قابلیت اشتراک‌گذاری و همکاری با تیم‌های مختلف
- قابلیت ادغام با بیش از ۱۰۰ اپلیکیشن محبوب مانند گوگل درایو، اسلک، دراپ‌باکس و …
بعضی از معایب استفاده از ترلو عبارتند از:
- محدودیت در تعداد برد‌های شخصی در نسخه رایگان
- عدم وجود قابلیت چت زنده با اعضای تیم
- عدم وجود قابلیت ردیابی زمان و بودجه پروژه‌ها
- عدم وجود قابلیت ایجاد گزارش‌های تحلیلی و آماری
کلیک آپ یک راه حل جامع برای همکاری تیمی و مدیریت پروژه است که به شما امکان می‌دهد که همه کارهای خود را در یک مکان یکپارچه انجام دهید. کلیک‌آپ با استفاده از مفاهیمی مانند فضا، فولدر، لیست و وظیفه به شما کمک می‌کند که پروژه‌های خود را به صورت سلسله‌مراتبی و منطقی سازمان‌دهی کنید. کلیک‌آپ به شما اجازه می‌دهد که برای هر وظیفه جزئیات مختلفی مانند توضیحات، چک‌لیست، ضمیمه‌ها، نظرات، مهلت‌ها، وابستگی‌ها و غیره را اضافه کنید و با اعضای تیم خود در ارتباط باشید.
علاوه‌براین کلیک‌آپ همچنین به شما امکان می‌دهد که برای مشاهده وضعیت پروژه‌ها از نمایش‌های مختلفی مانند تقویم، تابلو، گانت، برنامه‌ریزی، نمودار و غیره استفاده کنید. کلیک‌آپ همچنین قابلیت ادغام با بیش از ۱۰۰۰ اپلیکیشن محبوب را دارد که به شما کمک می‌کند که بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهید.
بعضی از مزایای استفاده از کلیک‌آپ عبارتند از:
- رابط کاربری زیبا و قابل تنظیم
- قابلیت دسترسی از طریق وب، موبایل و دسکتاپ
- قابلیت ایجاد فضاهای مختلف برای تیم‌ها، پروژه‌ها و مشتریان
- قابلیت ایجاد فرم‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات از کاربران
- قابلیت ایجاد دفترچه‌های یادداشت برای ثبت ایده‌ها و اسناد
- قابلیت ایجاد فعالیت‌ها برای ردیابی زمان و هزینه‌ها
- قابلیت ایجاد اتوماسیون‌ها برای ساده‌سازی فرآیندها
بعضی از معایب استفاده از کلیک‌آپ عبارتند از:
- پیچیدگی و تنوع زیاد ویژگی‌ها
- نیاز به آموزش و یادگیری برای استفاده از امکانات پیشرفته
- محدودیت در تعداد فضاهای شخصی در نسخه رایگان
- عدم وجود قابلیت چت زنده با اعضای تیم
کیس فلو یک نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که به شما امکان می‌دهد که به راحتی و با کمترین پیچیدگی، فرآیندهای سازمانی خود را ایجاد، اجرا و بهبود بخشید. کیس فلو از مفهوم کیس (case) استفاده می‌کند که به هر مورد یا درخواستی که در یک فرآیند پیش می‌رود، اطلاق می‌شود. شما می‌توانید برای هر کیس، مراحل، فعالیت‌ها، فرم‌ها، قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلفی را تعریف کنید و با استفاده از رابط کاربری گرافیکی و کشیدن و رها کردن، فرآیند خود را طراحی کنید. کیس فلو به شما اجازه می‌دهد که به هر کیس، اطلاعات مختلفی مانند فایل‌های پیوست، یادداشت‌ها، نظرات، تاریخچه و وضعیت اضافه کنید و با دیگر اعضای سازمان در ارتباط باشید. کیس فلو همچنین قابلیت ادغام با بسیاری از اپلیکیشن‌های دیگر را دارد که به شما کمک می‌کند که داده‌ها و فرآیندهای خود را با هم هماهنگ کنید.
بعضی از مزایای استفاده از کیس فلو عبارتند از:
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- قابلیت دسترسی از طریق وب، موبایل و تبلت
- قابلیت ایجاد فرآیندهای سفارشی و انعطاف‌پذیر
- قابلیت ایجاد فرم‌ها و گزارش‌های دلخواه
- قابلیت ایجاد اتوماسیون‌ها و اعلان‌ها برای سرعت بخشیدن به فرآیندها
- قابلیت ایجاد داشبوردهای تحلیلی و نمایش عملکرد فرآیندها
- قابلیت ادغام با بیش از ۵۰ اپلیکیشن محبوب مانند گوگل درایو، اسلک، زاپیر و غیره
بعضی از معایب استفاده از کیس فلو عبارتند از:
- محدودیت در تعداد کیس‌ها و فرآیندها در نسخه رایگان
- نیاز به آموزش و راهنمایی برای استفاده از امکانات پیشرفته
- عدم وجود قابلیت چت زنده با پشتیبانی
- عدم وجود قابلیت ایجاد فرآیندهای پیچیده و چند مرحله‌ای
آسانا نیز یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت کار و همکاری است که به شما امکان می‌دهد که پروژه‌ها، وظایف، اهداف و مخاطبان خود را در یک محیط یکپارچه و سازمان‌یافته مدیریت کنید. آسانا از مفهوم فضا، پروژه، وظیفه و زیر وظیفه استفاده می‌کند تا شما بتوانید کارهای خود را به صورت سلسله‌مراتبی و منطقی سازمان‌دهی کنید و به تیم‌های خود اختصاص دهید.
همچنین آسانا به شما اجازه می‌دهد که به هر وظیفه اطلاعات مختلفی مانند توضیحات، فایل‌های پیوست، چک‌لیست، مهلت‌ها، وابستگی‌ها و نظرات اضافه کنید و با دیگر اعضای تیم خود در ارتباط باشید.
آسانا همچنین به شما این امکان را می‌دهد که برای مشاهده وضعیت پروژه‌ها از نمایش‌های مختلفی مانند لیست، تابلو، تقویم، تایم‌لاین و گانت استفاده کنید. آسانا همچنین قابلیت ادغام با بیش از ۱۰۰ اپلیکیشن محبوب را دارد که به شما کمک می‌کند که داده‌ها و فرآیندهای خود را با هم هماهنگ کنید.
بعضی از مزایای استفاده از آسانا عبارتند از:
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- قابلیت دسترسی از طریق وب، موبایل و دسکتاپ
- قابلیت ایجاد فضاهای مختلف برای تیم‌ها، پروژه‌ها و اهداف
- قابلیت ایجاد پروژه‌های سفارشی و انعطاف‌پذیر
- قابلیت ایجاد وظایف و زیر وظایف با جزئیات مختلف
- قابلیت ایجاد نمایش‌های گوناگون برای مشاهده پروژه‌ها از زوایای مختلف
- قابلیت ایجاد اتوماسیون‌ها و اعلان‌ها برای سرعت بخشیدن به فرآیندها
- قابلیت ایجاد داشبوردهای تحلیلی و نمایش عملکرد پروژه‌ها
- قابلیت ادغام با بیش از ۱۰۰ اپلیکیشن محبوب مانند گوگل درایو، اسلک، زاپیر و غیره
بعضی از معایب استفاده از آسانا عبارتند از:
- محدودیت در تعداد پروژه‌ها و وظایف در نسخه رایگان
- نیاز به آموزش و راهنمایی برای استفاده از امکانات پیشرفته
- عدم وجود قابلیت چت زنده با پشتیبانی
- عدم وجود قابلیت ایجاد فرآیندهای پیچیده و چند مرحله‌ای
جمع‌بندی
قطعا نمونه‌های متفاوت‌تر از این ابزارها جهت مدیریت پروژه برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود دارد اما در این پست سعی کردیم برترین نمونه‌ها را معرفی کنیم. همچنین نکته مهمی که در استفاده از نمونه‌های خارجی نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار وجود دارد، این است که اکثر تیم‌های کوچک، ناچار به استفاده از نسخه رایگان آن‌ها هستند.
در بخش بعدی این مقاله به معرفی نمونه‌های داخلی ابزارهای مدیریت پروژه خواهیم پرداخت اما در کامنت بنویسید؛ شما از کدام نرم افزار برای مدیریت تیم خود استفاده می‌کنید؟
منبع: اختصاصی ویکی پرند